Näin järjestät seniorille tapahtuman

– esimerkkinä digitapahtuma

Tärkeintä tapahtumajärjestämisessä on miettiä alkuun, kenelle tapahtumaa on järjestämässä ja miksi. Jos tavoitteita ei ole mietitty, tilaisuudesta voi tulla turhan ympäripyöreä eikä se puhuttele ketään. Asiakaskunta on myös hyvä tuntea. Jos seniorit ovat sinulle täysin uusi kohderyhmä, ei haittaa. Tutustu senioreihin ja opi.

Tapahtumasuunnittelun ensiaskeleet

Pohdi tapahtumalle 1-2 tavoitetta. Kirjaa tavoitteet itsellesi ylös.

  • Mitä haluat saavuttaa?
  • Miksi tämä tapahtuma järjestetään?
  • Tavoitteena voi olla esimerkiksi: Lähialueen seniorit rohkaistuvat digiasioiden pariin ja tietävät, mistä saavat apua jatkossa.

Pohdi tapahtuman kohderyhmää. Kirjaa kohderyhmä itsellesi ylös.

  • Kenelle olet järjestämässä tätä tapahtumaa?
  • Mieti tätä samalla kun pohdit tavoitetta, näiden pitää olla linjassa.
  • Puitteet ja resurssit ovat erilaisia, kun järjestetään tapahtumaa esimerkiksi lähialueen ikäihmisille tai laajemman alueen asukkaille.

Tapahtuman suunnittelu ja toteutus

Missä tapahtuma on hyvä järjestää?

  • Onko kohderyhmän helppo tulla sinne? (esteettömyys)
  • Saako tilaan riittävästi istumapaikkoja? Jos tavoittelet iäkkäämpiä ihmisiä, saattaa olla, että heidän tarvitsee välillä päästä istumaan.
  • Onko tilassa saatavilla sähköä eri laitteille, onko wifi käytettävissä?

Mitä tilaisuudessa tapahtuu, mitä ohjelmaksi?

  • Jos tavoitteessa puhutaan rohkaistumisesta, sen pitää siis näkyä ohjelmassa. Mistä rohkeus ja uskallus kasvaa? Tarvitaanko esimerkkejä muilta senioreilta? Tarvitaanko mahdollisuuksia päästä itse tekemään ja kokeilemaan? Onko hyvä pitää yleinen tietoisku? Vai ehkä kaikkea tätä?
  • Tiedätkö, mihin digiasioihin alueen seniorit kaipaisivat tukea? Jos tiedät, tartu siihen aiheeseen. Usein opastusta pyydetään eniten älypuhelinten peruskäyttöön.
  • Riittävä ohjelma voi koostua esimerkiksi jo älypuhelintietoiskusta, henkilökohtaisista opastuksista sekä mahdollisuudesta tavata toisia ja jutella vapaasti ja rennosti. Tämä voi myös luoda turvallisuuden tunnetta ja lisätä rohkeutta.
  • Myös työpajatyyppiset tilaisuudet tai ryhmäopastukset voivat toimia joihinkin laitteisiin/palveluihin tutustumiseksi.
  • Onko nyt digimaailmassa liikkeellä jotain todella ajankohtaista, josta olisi hyvä pitää jokin tietoisku?
  • Kun halutaan kasvattaa uskallusta, pitää turvallisuuden tunteen korostua koko tapahtumassa. Jo vastaanoton pitää olla lämmin ja rohkaiseva. Muista tämä, kun briiffaat tapahtuman työntekijöitä ja/tai vapaaehtoisia. Jotkut voivat esimerkiksi tehdä täyskäännöksen vielä tapahtuman porteilla ja kaipaavat jonkun ottamaan hihasta kiinni henkilökohtaisesti.

Kuka tekee minkäkin osion?

  • Onko sinulla riittävästi ihmisiä hoitamaan jokaisen suunnittelemasi osion?
  • Voiko jonkin osion toteuttaa yhteistyökumppanin kanssa? Tämä tuo usein lisäarvoa koko tapahtumalle.
  • Varmista, että joku on vastuussa koko tapahtumasta ja pitää lankoja käsissä. Eri osioita voi sen jälkeen myös vastuuttaa eri ihmisille.
  • Pohdi, miten pysytte ajan tasalla eri osioiden vaiheista ja voitte olla varmoja, että tapahtuman suunnittelu ja toteutus etenevät siihen suuntaan kun on tarkoitus.

Muuta huomioitavaa

  • Haluatteko kerätä tapahtumassa palautetta kävijöiltä? Miten teette sen?
  • Miten ja milloin tapahtuma ja sen tulokset arvioidaan?

Tapahtuman viestintä

Kenelle viestitään?

  • Pidä tapahtuman kohderyhmä koko ajan mielessäsi, kun teet viestintää.
  • Pidä tapahtuman tavoite mielessä, kun teet viestintää.
  • Älä unohda sisäistä viestintää. Pidä muut tapahtumajärjestäjät ajan tasalla.

Missä viestitään?

  • Käyttääkö kohderyhmäsi somea, voitko käyttää vaikka Facebookin paikallisryhmiä viestintään?
  • Lukeeko kohderyhmäsi paperista paikallislehteä, pystytkö ilmoittamaan siinä? Tai saamaan juttua lehteen?
  • Tavoittaisiko kohderyhmän kirjastosta, saako ilmoitustaululle mainoksen?
  • Olisiko paikalliskauppojen ilmoitustaulut hyvä paikka viestiä?
  • Onko sinulla yhteistyökumppaneita, jotka voisivat kertoa tapahtumasta eteenpäin?
  • Todennäköisesti parhaan lopputuloksen saat monikanavaisuudesta, eli jos käytät näitä kaikkia keinoja. Saat senioreita kiinni näillä kaikilla välineillä.

Kuka viestii?

  • Myös viestintä/viestinnän osa-alueet tulee vastuuttaa jollekin.
  • On hyvä, että kaikki viestit on tunnistettavissa samaksi tapahtumaksi, vaikka tulevatkin eri kanavista vastaan.
  • Samaa viestiä voivat jakaa kaikki eteenpäin omissa kanavissaan. Ei kannata kuvitella, että yhden viestin perusteella kaikki olisivat jo tietoisia tapahtumista.

Matkan varrella

  • Käy tasaisin välein läpi, että kaikki suunnitellut toimenpiteet tukevat edelleen tapahtumalle asetettua tavoitetta ja koskevat kohderyhmää. Välillä käy niin, että innoissaan suunnitellaan vaikka mitä ja päädytään turhan kauas alkutavoitteesta. Tällöin on hyvä hieman peruuttaa.
  • Kokoontukaa muiden järjestäjien kanssa tasaisin välein, ja varmistakaa, että suunnitelmat pysyvät aikataulussa.
  • Varmista, että kaikki tietävät tehtävänsä myös varsinaisessa tapahtumassa. Varmista, että myös mahdolliset vapaaehtoiset perehdytetään.
  • Huomioi, että seniorit tulevat usein hyvin ajoissa tapahtumiin. Pidä huolta, ettei tämä aiheuta ongelmia järjestäjille.

Tapahtuman jälkeen

  • Arvioi tapahtuma ja kirjaa huomiot ylös.
    • Saavutettiinko tavoite?
    • Tavoitettiinko kohderyhmä?
    • Mikä onnistui, mikä ei?
    • Mitä tekisit seuraavaksi toisin?
    • Miten kumppanit ja/tai vapaaehtoiset kokivat tilaisuuden?
    • Miten yleisö koki tapahtuman?
  • Kiitä kumppaneita yhteistyöstä.
  • Opi tapahtumasta. Tee seuraavalla kerralla vielä parempi tilaisuus.
  • Kiitä itseäsi. Hieno ponnistus, moni asia onnistui varmasti erinomaisesti!

Haku